作者：云深无人家随着市场经济的发展，软件成为企业办公必不可少的重要工具，但因部分软件开发成本巨大，其价格也非常高昂，因此，在企业创立的初期阶段，很多企业出现为了节省成本而小规模使用盗版软件或超出限定数量使用等侵犯软件著作权或其他知识产权的行为。
与此同时，著作权等知识产权又能给版权方带来非常可观的利益，因此版权方对知识产权保护也日渐加强，在此种情境下使用盗版软件，很多企业就会面临被诉侵权的风险。
但值得注意的是，在企业逐渐发展后，大部分企业都会进行“软件正版化”以规范软件使用。
下面笔者就企业使用盗版软件侵权的行为、后果、防范措施及建议进行讨论，以作抛砖引玉。
一、定义盗版软件，通常指未经版权方合法授权或超授权使用、传播、销售受版权保护的软件，在未经许可的情况下，企业为了商业使用而复制和使用软件的，即构成侵权。
通常会被认定为商业使用的情形是指如下两种：一、经营范围中包含需要使用该软件的业务及；二、使用软件产生的成果用于企业营利或运营之中。
二、侵权的情形一般有以下几种：（一）企业安装使用侵权：企业为自身商业运营需要使用到对应软件，但又为了节约成本，一般会出现如下2项情形：1、通过在网上或非正规渠道购买盗版软件，一般为破解序列号的软件产品，指使IT人员在公司的办公电脑上进行安装的行为；2、前期购买正版软件，但在软件到期或超过购买数量后，通过不正当手段如破解软件序列号等方式继续使用软件的情形，上述两种情形属于商业使用的情形，属于侵权行为。
（二）员工因办公需求使用盗版软件：为了控制企业的成本，在企业初创时期或在小微企业中，企业往往没有或没有过多采购正版软件，然而，员工为提高自身工作效率或更方便办公，就会出现安装盗版软件至办公电脑上使用的行为，且大部分企业也会放任员工去实施此类行为。
这种情况下，只要成果被企业用于营利或企业运营上，实务中一般也会被认定为侵权行为。
（三）员工因私使用盗版软件：员工因私需要，将盗版软件安装至办公电脑使用的行为，这种情况下，尽管员工是为自己私人利益需要而使用盗版软件，但也需要企业举证证明员工的行为不是用于商业办公，对企业举证责任要求高，必须有完整企业内部制度作为支撑，证明企业尽到管理及注意义务。
（四）合作方使用盗版软件：有些企业的合作方使用盗版软件用于提供服务，可能会被软件版权方发现，如存在上述情况，软件版权方一般会直接找到企业要求侵权赔偿，此时企业需要证明自己没有侵权，举证难度也很大。
三、存在侵权的情况下，企业需要承担什么责任？（一）民事责任：1、法律责任：根据《著作权法》等法律法规规定，侵犯著作权及相关权利的，应承担赔偿损失等责任，故意侵权的，法院还可以判决加倍惩罚性赔偿。
2、商誉影响：如果导致客户遭到版权方索赔及造成损失的，客户会向企业提出索赔，企业商誉可能遭到打击，也可能因此丢失一定市场份额，因此，企业应最大限度避免使用盗版软件，避免因小失大。
3、重大事项影响：在企业关键时刻，尤其是IPO阶段，企业可能会受到很多版权方的“狙击”，但这时企业为了IPO的需要，也只能协商解决，这时候就会处于被动地位，因此，在重要时期，企业也应当把软件正版化作为公司合规的重要一环提上日程。
（二）行政责任：如果损害社会公共利益的，著作权行政管理部门有权责令侵权人停止侵权行为，并进行罚款及没收违反所得及相应工具。
（三）刑事责任：情节严重的，可能触发刑事法律，将依照侵犯著作权罪、销售侵权复制品罪进行刑事处罚。
（四）当然，法律也规定了可以不经著作权人许可、无需向其支付报酬的、在不影响作品正常使用情形下的除外情形，但除外情形仍应受仍受与著作权有关的权利限制，具体可查看《著作权法》第二十四条、第二十五条的规定。
四、收到律师函等函件后，应如何做？1、核实身份：核实对方人员的真实性，核实发函主体是软件公司还是律师事务所或其他主体，再仔细查看函件内容，是否有证据资料，之后再通过公司信息查询软件如企查查或天眼查，查询函件中主体单位信息，了解著作权信息及是否有存在诉讼案件等。
因打击软件侵权能够获利，因此市面上会有部分不法人员会通过冒充版权方去骗取钱款，因此在收到函件后在自查的同时，企业也应当核实发函主体的真实性和合法性。
2、企业内部自查：在收到函件后，企业应立即在内部核查是否有出现使用盗版软件的行为，如有，应立即要求相关人员停止使用，以免侵权扩大化，同时购买正版化软件或寻找替代软件。
此外，如企业自查后发现公司内部没有侵权行为，则需了解合作方是不是有此类行为，如果确实有这类行为，应要求合作方立即处理，避免企业损失。
3、及时沟通，了解需求：如果排查后确实发现企业存在侵权行为的，则企业应及时与版权方或其授权人员进行沟通，了解对方的需求，通常情况下，版权方通知企业的目的也是为了让企业购买正版软件或进行赔偿，因此通常能够通过以协商方式解决。
如果已经被诉，应当积极搜寻证据，并且配合调查，以免出现拒绝配合调查导致的承担不利后果的情形出现。
五、软件正版化如何做？改进建议1、员工培训：企业应当定期对员工进行培训并形成书面记录，以在未来出现侵权事件时作为一项佐证，同时也可以增强员工的风险意识。
培训的时间建议为入职培训及定期培训，这样可以巩固员工的记忆，也是企业规范化经营的一种体现。
如果确实存在使用盗版软件的行为，员工应立即上报公司，由IT人员或其他管理人员统一处理。
如果员工确实有相关软件的使用需求，也应当合理评估需求，而不是因成本的原因一味拒绝，在未采购之前，也应当要求员工规范自身行为。
2、协议约束：除了上述方式外，企业在员工入职强调的同时，也可以与员工签署相应的免责协议，要求员工不得在工作中使用盗版软件，如果造成损失，员工应当赔偿。
同时，在与合作方合作时，也应当在协议中约定清楚知识产权免责条款及损害赔偿责任。
3、制度及流程管理：企业应当建立规范的软件管理制度，严格要求员工按照制度规范使用软件，以此证明企业已经履行了管理义务。
同时，公司应建立对应流程，如建立内部软件资产管理库，制定定期采购正版软件方案，以收集业务需求，并将已经购买的正版化软件放进软件库，保存购买凭证。
员工如果需要使用的，可至软件库中搜索使用，如为成本高昂的软件，可以设置一定权限，经对应审批人审批后方可使用。
这样可以降低管理成本、减少沟通壁垒，也能提高员工的合规意识。
4、定期自查：企业应加强自身管理，主动定期进行排查，如果有条件的，可以利用技术手段管控办公电脑安装软件类型，不允许员工自行下载软件，并定期进行扫描检测，如有发现，可以强制卸载。
如确实发现员工使用盗版软件行为，应立即要求停止使用，并积极沟通了解原因及侵权情况，并寻求合适替代方案。
以上为软件侵权的简要分析，如有更深入的见解，欢迎各位同仁一块讨论。
作者介绍云深无人家制造业法务，在保持初心的同时，不断修炼，为法律行业发展而努力。