“我的文件管理效率”具体是指：作为一名机械设计师，我们每天都产生大量的以CAD文件为核心的图档(3D、2D、word、excel等)，不断地反复更改和与其他同事的数据互通导致自己的文件越来越多、越来越复杂，最终不管是找文件、发文件、改文件都带来了极大的效率困扰，甚至有时候沟通过程中发生文件版本错误，不仅给企业带来损失，更为自己的职业发展带来隐患PDM系统是制造业最重要的系统级工业软件之一，一般采购PDM的企业有很强烈的产品数据管理意识和需求，往往会花成百万甚至上千万的资金投入和数月乃至数年的实施周期但是，对PDM抱有十分期待的机械设计师们，却不一定能明显感受到自己文件管理效率的提高，甚至有时候感觉PDM加重了日常工作的负担，那么我们来看看这是为什么？图1 PDM定义1.为什么我的文件管理效率没有明显提高，PDM解决不了的问题1.1 PDM的首要服务对象并不是机械设计师PDM的首要服务对象是企业，确切的说是企业的产品数据企业关注的是产品全生命周期涉及的所有数据流转的全局最优，打通各环节各部门之间的信息流转效率只有当产品数据处于某种阶段状态检入到PDM系统之后，PDM才接手并保证产品数据在跨环节流转过程中的准确和高效所以，对于机械设计师日常绝大部分的工作内容：“不断修改迭代产品以及在PDM系统之外与同事之间的图纸流转”，基本需要机械设计师自己去维护和管理如下图所示蓝色部分正是机械设计师关注的“我的文件管理效率”如何提高的部分，这部分并不在PDM的管理范围图2 机械设计师文件效率管理的环节与PDM、CAD的关系这好比国家高速公路网的修建是为了提高全国交通效率的全局最优，汽车性能好虽然有助于交通效率的提高，但如何买一辆更快的汽车、如何保养汽车显然是司机自己在考虑的事情，高速公路网更多是对进入到高速上的汽车做标准的要求并为汽车在高速上跑的快提供服务简而言之：机械设计师自己电脑里的文件不管怎么存怎么改怎么复杂如何乱，PDM不管；只有检入到PDM之后，PDM才关注检入系统的文件有序和准确，并进一步促进企业全流程数据管理的最优总之，PDM的首要服务对象并不是机械设计师，PDM管理的业务场景不覆盖设计师每天日常的文件管理，这构成了“我的文件管理效率”并没有明显提高的核心原因1.2 PDM并不适宜用来做日常文件管理虽然PDM的重心不在设计师每天日常的文件管理，但其毕竟提供了全局的产品数据管理功能，尤其对保证文件版本准确性方面起到很大的作用，是否可以用好这些功能以在日常发挥更大的作用呢？PDM对文件管理的关键操作有两个行为：“检入”和“检出”一个设计对象在设计过程中不断地被修改、完善，直到报废，产品每经过一次修改就会产生新的版本，因此一个文档会有多个不同的版本如果不能很好地对设计文档的版本进行管理，就会造成产品数据在应用时的混乱咱们可以想想平常电脑的文件我们进行过多少次“另存为”+“重命名”，在不断地对所设计的产品进行反复的修改过程中，如果用PDM来管理日常文件的话，则需要将 PDM 系统中的 CAD 数据对象不断地检出、检入暂且不说这种频繁的检出检入对产品全生命周期版本控制管理效果的影响，单纯PDM检出、检入的操作，就将给设计师的日常工作带来的更多的负担就像虽然咱自己买不起超跑上高速，确实可以考虑需要长途奔袭时以租车或者坐公共高速交通的方式享受高速公路网带来的效率提升，但日常出行显然并不适合采取这种方式总之，PDM对文件版本管理的方式更为繁琐，适合做大环节的流转控制，但十分不便于设计师用来做日常的文件管理1.3 PDM也不适宜用来做日常文件的协同流转对于设计师文件管理效率而言，平常也会涉及大量与同事、外协等对外往返的文件流转协同如果把这些相互之间简单分为图纸设计者和使用者的话，目前大多数图纸设计者和使用者之间的协同模式如下图所示，以人治的方式采用各种离散工具进行文档协同交互，比如邮箱、网盘、QQ图3 目前的文档协同方式PDM的重要功能除了管理产品数据外，还有对产品研发过程的管理，就过程而言，PDM系统可以协调组织整个产品生命周期内诸如设计审查、批准、变更、工作流优化以及产品发布等一系列过程事件，那么是否PDM是否可以承载设计师日常频繁的文档协同流转需求呢？我们看下PDM的文档审批流程机械产品在经过设计人员的修改后，其第一版的 CAD 模型通过信息提取已被批量导入至 PDM 系统的电子仓库中经过不断检出、检入的修改与订正，机械产品已基本成型具备加工的条件在这样的情况下，用于指导加工的 CAD 模型文件在被送入车间前需要经过一系列的审批流程同样的企业可以有各式各样的流程，同样是工程图在不同的企业也会有不同的流程在 PDM 系统的审批过程中，审批总体上是依流程顺序进行的，但实际上系统将该工程图同时发送给所有审批用户，所有用户同时审批在审批过程中若能顺利通过则完成审批下放车间，若在审批过程中发现问题则需要将该图的审批流程停止并回退到某一审批节点下我们得到跟检入检出类似的感觉，繁琐
PDM的审批流程之所以需要这么复杂，在保证文件准确性方面发挥了重要作用，尤其是大环节的流转但是如果用于日常工作中的协同，存在跟文件版本管理一样的问题：不仅会影响PDM对全局流程控制的效率和结果，还将给设计师的日常工作带来的更多的负担更进一步我们发现，PDM的审批流程大多是针对企业内部的，而对于大多数中小型企业而言，日常与企业外部的图纸协同沟通不计其数，这样主要为企业内部服务的PDM更无法满足此类需求所以，PDM的审批流程十分繁琐，不合适频繁修改的日常协同场合，更不适合跨企业之间的图纸流转2.应该如何提高我的文件管理效率那么，机械设计师应该如何提高文件管理效率呢？最核心的是：建立自己的文件管理体系，这里总结了一些方法，供大家参考：2.1 初级—靠自己（1）构建有序的目录结构两条重要的基础原则：通用性：目录结构要符合行业的认知，自己能看懂，同事也要能看懂可扩展性：即使是同一个人在不同阶段对行业的认知和从事的设计对象等都不尽相同，目录结构必须能够随时扩展，以适应新的需求（2）自成规范的文件命名PDM里面“编码管理”是很重要的功能之一，所以在PDM之外其实设计师自己也可以维护一套自己文件管理的编码体系，比如“本体设计_第二版.xx”之类其实就隐含了一个编码规则最有效的方式是建立一套合理并统一的文件命名规范，作为自己的“编码体系”并长期使用，用语言、数字和符号，来赋予文件名意义这方面相信比较有经验的设计师早就有一套自己的规则了，只是看如何维护得更好（3）及时做好文件同步同步很好理解，就是及时归档到网盘，不管是公司的内部网盘还是如百度网盘之类（只要公司允许）的均可，这一方面可以方便实现对文件实现不同电脑间的同步更新，使其一致化，同时也放在意外情况出现后的文件丢失，对于提高工作效率有着十分重要的意义2.2 中级-找个全面的工具前面的方法太依赖设计师的工作经验了，并且每个人有自己的文件管理逻辑，同事之间沟通时 又会更增加一层难度，毕竟往往一个机械设计项目不仅一个人参与有没有什么软件工具可以把上面的优点兼具了呢？有的，不过来自一个跨行业的工具：GIT就像机械设计师必须学习一款CAD一样，GIT是每一个程序员必学的代码管理工具，为了学GIT有专门的书籍：Git - Book不巧小编作为一个机械工程专业出身的非专业机械设计师，正好写过一段时间代码，感觉GIT或许也可以用来管理机械设计文件，只不过确实上手难了一些图4 什么是GITGIT是一种版本控制软件，那就首先了解一下什么是 “版本控制”？比较官方的解释是，版本控制系统是一种记录一个或若干个文件内容变化，以便将来查询特定版本修订情况的系统简言之，你对文件的任何修改只要通过版本控制系统来管，基本都可以找回，版本控制系统就像一台时光机器，可以让你回到文件的任何一个时间点了解了版本控制系统的功能，我们知道就算你把代码改得一塌糊涂，照样可以恢复到我们过去的任何一个时间点，工作量却微乎其微总结一下版本控制系统有哪些优点：记录文件所有的历史变化这是版本控制系统的基本能力；随时恢复到任意时间点历史记录功能使我们不怕改错代码了；支持多种功能并行开发通常版本控制系统都支持分支，保证了并行开发的可行；多人协作并行开发对于多人协作项目，支持多人协作开发的版本管理将事半功倍；除了上面介绍的几个比较常见的优点，版本控制系统的好处还有很多，就不一一列举了，可通过实践自己逐渐体悟总结2.3 终极-找个专为机械设计师准备的全面工具毕竟GIT比较难学，且主要还是为程序员准备的工具那有没有专门为机械设计师准备的全面工具呢？有的，来自一个机械背景、做过PDM、会用GIT的团队：EverCraft在程序员使用了多年的高效文件管理理念基础上，专门针对机械设计行业推出EverCraft的主要理念和特点：（1）用版本轻松管理图纸使用前：设计结构复杂的装配体，使用“重命名”“另存为”形式管理数量众多的零件图纸，N个版本后基本不记得修改了哪些内容使用后：EverCraft采用版本概念管理图纸，每个版本节点对应一次修改，清晰记录变更内容，一键查找过程件（2）直观的树状图展示多方案使用前：一个项目同时存在几套方案，不同方案均用传统复制多个文件夹方式管理，无法直观看到各方案之间的关系使用后：在EverCraft的版本节点上新建分支，只需一个文件夹就能记录多个方案，版本树状图还能直观看到不同方案之间的关系（3）团队成员信息零偏差使用前：同事之间还在用u盘、网盘、QQ互传图纸压缩包，需要要反复确认对方修改了什么、是不是最新版本使用后：邀请同事加入项目，团队成员可在云端查看最新图纸和修改记录，还可一键拉取同步到本地，真正实现团队信息零偏差，项目进度透明化（4）多功能促进高效沟通使用前：手机展示3D模型只能用2D截图，图纸评审不好做批注 ，很多时间浪费在低效率的沟通上使用后：使用EverCraft随时随地浏览3D模型，并提供爆炸/剖切/测量等功能，在线评论与标注，一键加密分享，让团队沟通更高效3.总结最后归纳一下：PDM对于提高设计师日常文件管理效率没有明显促进作用的主要原因在于：PDM的首要服务对象是企业而并不是机械设计师PDM并不适宜用来做日常文件管理PDM也不适宜用来做日常文件的协同流转提高设计师的文件管理效率可以尝试如下方法：提高个人管理文件的经验和逻辑，具体包括有序的目录、规范的命名和及时的同步使用跨行业的工具辅助完成：GIT使用专为机械设计师准备的文件效率管理工具：EverCraft，既具有GIT的理念，又为机械行业量身打造
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