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任何曾在诊所工作过的人都知道，如果你希望保持清醒并准时下班，预约安排是你需要做好的最重要的事情之一这使得它更加令人恼火，因为它也是许多诊所中一次又一次犯错的领域糟糕的时间安排造成了绝对的混乱——激怒客户，给临床团队带来压力，并导致接待员绝望如果没有一个完善的系统，领导们可能会对工作与生活的平衡说再见，并对大量的加班打个招呼1.创建标准协议当谈到兽医预约流程时，如果您希望一切顺利进行，让每个人都了解标准协议和流程是最基本的如果您还没有，请创建一个表格，列出标准化的预约长度尽管这些长度因诊所而异，但具体的程序所需的时间要比其他程序少得多，因此应进行相应的分类创建预约类别，详细说明预约的持续时间和预定时间2.投资兽医预约安排软件自动化预订流程是管理接待团队成员工作量的一种极好的方式预订系统，如Vestoria提供的系统，可以根据您的需要进行修改像PetsApp这样的工具还可以创建异步对话，有效地处理非紧急查询，从而减少客户护理团队的即时工作量将您的预订、图表、诊断测试、账单和提醒集成到一个平台上，或至少使用乐于相互“交谈”的系统，进一步简化兽医调度流程3.在预约前问正确的问题有时，一个客户可能会因为一件事而进来，但最终却会谈论另一件事这可能会破坏预约和挫败临床医生由此导致的延误会在一天中产生负面影响，消耗每个人的时间和耐心先决条件问题可以防止这种情况，让客户服务团队有效地识别问题，并在最佳时间为正确的医生预约它还为临床团队提供了会议开始前预约原因的概述这种早期形式的分诊也有助于筛查高度紧急的病例当生病的宠物被登记预约时，客户护理团队应该问一系列能让他们理解的问题:有什么问题？问题的严重程度?问题是什么时候开始的？宠物的行为改变了吗？这四个问题，再加上对客户紧张程度的评估，足以让一个受过良好训练的员工评估情况的紧迫性接下来需要做的就是决定什么答案触发什么行动例如，如果答案是：“我的宠物在流血”“很多”“5分钟前”“他看起来很困”那么，无论客户的举止如何，这都属于紧急情况对于不那么“紧急”的情况，比如例行的健康检查，就不一定需要分诊问题了相反，以下问题非常宝贵：你的宠物还有其他健康问题想和兽医讨论吗？这个问题的答案让客户护理团队成员向客户介绍，这可能会发展成一个正常的健康对话它还可以让兽医意识到日程中可能出现的“香蕉皮”如果问题需要采取行动，要么更快地切入要点，要么安排更长的时间4.预约时查看基本信息最好检查基本信息(地址、号码和电子邮件),以防任何细节发生变化这也允许提醒的准确传递在这些电话中，不要忘记询问客户是否有任何新宠物，因为这是一个同时为它们预约的好机会5.提前预约客户下一次你(或你的一个队友)与客户结束时，提前预约他们的下一次时间这不仅可以让您的接待团队不必追着客户，还可以提高您的机构合规性和财务绩效6. 减少缺席和迟到的客户你可以做几件事来让客户准时到达一旦他们确认了他们的约会（特别是如果他们是新客户），请确保您提供方位、地址和邮政编码这可以减少缺席或迟到自动的文本提醒或电子邮件对注意力不集中的客户也非常有用在这个时代，我们几乎都是这样!7. 控制健谈的客户健谈的客户可能很棒，虽然友好但在按时完成预约方面，他们也可能是头号敌人解决这个问题的一个策略是使用一些“聊天客户端”协议如果客户阻碍了服务流程，让技术人员或客户护理团队走进检查室，对他们说:“医生，在你结束预约时，还有什么需要的吗？”这种先发制人的警告巧妙地向兽医发出信号，告诉他们下一个客户正在等待，给他们一个礼貌的退出策略兽医预约安排的内幕没有什么比长期落后于计划更让客户恼火的了这样做将导致他们在进入诊室前就不高兴——使融洽关系更难建立这反过来又使医疗保健人员的工作更加困难虽然规划一个合适的日程安排系统需要花费时间，但是你的客户会不那么暴躁，并且更感激你的关心我们都有有限的时间，所以充分利用这些建议来建立一个适合每个人的日程安排系统
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