【问题提出背景】知识产权是企业永恒绕不开的话题，渗透至企业的方方面面
即便某些类型的企业日常经营活动看似与知识产权无关，但实则已经有一把“知识产权利剑”早已悬挂在企业头顶，随时可以落下
本文从企业最易忽视但最常使用、同样也是知识产权权利人最常主动出击维权的字体使用合规、图片使用合规以及办公软件使用合规方面略作分析，供企业在建设合规体系及侵权应对时予以参考
【涉案现状简述】有网友调侃，搞自媒体的如果没有收到视觉中国的侵权函，说明做的不够大;搞设计的没有收到方正字体的侵权函，也说明影响力不够；虽然是一句调侃语，但很好的印证了在各行各业日常运营中，凡是需要用到图片或特殊字体或办公软件时，需要越来越注意知识产权的合规
从实际数据上看： 一、对于字体侵权，以方正字库为例，用天眼查软件搜索北京北大方正电子有限公司并打开后，在风险信息一栏可清晰看到有开庭公告200余例，有法律诉讼460余例
随机打开任一批案件，显示均为著作权侵权纠纷，而法律文书内容也显示为侵犯字体作品的复制权及或发行权，要求擅自使用字体作品的企业承担停止侵权并赔偿经济损失之责任
二、对于图片侵权，以视觉中国为例，用天眼查软件搜索视觉中国文化发展股份有限公司并打开后，在风险信息一栏可清晰看到有开庭公告17余例，有法律诉讼160余例
随机打开任一批案件，显示均为著作权侵权纠纷，而法律文书内容也显示为侵犯图片作品的信息网络传播权或复制权，要求擅自使用图片的企业承担停止侵权并赔偿经济损失之责任
三、对于办公软件侵权，以微软、奥多比公司为例，相信很多公司都收到过微软、奥多比等软件公司的律师函或法务部发出的侵权函；其中，对于已经购买过正版软件的公司，他们会在函件中称公司所实际使用的软件数量与所购买的数量不相符，要求公司使用的软件正版化；而对于未购买过正版软件但实际确实在使用该类软件的公司，他们会在函件中表明已监测到公司正在非法使用他们的办公软件，希望公司尽快与他们联系处理
否则公司将会受到相关行政部门的处罚或将被诉诸法律追究侵权责任
其中，对于方正字体侵权及视觉中国图片侵权涉案数量，以上可查验的数据大多是企业收到著作权人律师函或侵权函后，未能达成和解而被诉诸于法院的案例；实际上，可能存在更多因双方私下达成和解而未被公之于众的案件
对于办公软件侵权案件，凡是被大量使用的办公软件，软件权利人必定是有一定实力的大公司，故通常情况下，该类软件权利人基于多种考量，一般会把维权目标定位于购买能力较强的中大型企业，大多数企业在收到软件所有人的律师函或侵权函后，为减少影响会主动寻求和解
但近年来，在中大型公司逐步实现办公软件使用正版化、合规划后，软件权利人为继续开拓市场，“以打促销”，逐步把目光盯向了中小型企业，越来越多的中小型企业开始收到各类办公软件权利人法务部的侵权函件，要求使用其正版软件，否则将承担侵权等责任
【使用合规及侵权应对】一、关于使用合规，即在企业商业运营中使用任何字体、图片或办公软件时，应提前核实该使用字体、图片或办公软件是否属于可免费使用范畴（如权利人声明可免费使用的或已超过法律层面的权利保护期限的或属于法律层面规定的合理使用范围的）；若必须使用的字体、图片或办公软件不在前述三种可免费使用的范围内，则需要在使用前提前取得知识产权权利人的合法授权
具体操作方面，建议企业从设立之初，即在制度层面建立合规体系，在合规体系中的知识产权合规中，明确在使用外部第三方知识产权时应符合相应流程，如规定员工不得私自从网络上随意下载字体、图片或办公软件直接用于商业运营使用；在必须使用时，提前与法务部或外聘顾问律师沟通是否可直接使用或如何使用；在与知识产权权利人签署使用授权时，结合使用范围、数量、时间以及参考此前知识产权权利人授权给他方时的授权费用或公开场合获得的该类知识产权侵权案件赔偿款等因素，与知识产权权利人商定合理的使用费用等
二、关于侵权应对，即企业在收到知识产权权利人的律师函或侵权函后如何处理，这里区分为两种情况： 1、若企业被控侵权事件是由企业委托第三方设计/制作的，则第一时间调取委托设计/或制作协议等资料，查验协议中是否约定有知识产权相应条款，如是否约定该第三方在完成受托事项时需要取得知识产权权利人授权、不得侵犯任何第三方任何权利等条款；如有此类约定，则可要求该第三方予以处理相关侵权事宜
最常见的委托设计/制作项目包括企业网站、产品包装、广告/海报等宣传资料
2、若企业被控侵权事件是由企业自行使用而产生的，则需要企业自行处理；处理可分为以下几个步骤： （1）收到律师函或侵权等函件后，首先核查函件中所述事实是否真实存在（如是否存在侵权、侵权数量是否与事实相符等），如果不存在或不相符，则要么是真实知识产权权利人单纯为进行批量化商业维权而群发函件，进行“钓鱼”；要么则是遇到了诈骗----目前，已有多起打着知识产权权利人旗号进行维权诈骗的案件发生
故，此种情况下，企业需要进一步核实发函人资质，要求发函人提供企业营业执照等证件、提供律师事务所及发函律师执照等证件、提供其是所控知识产权合法权利人且该知识产权仍处于法定有效期的证明、以及提供侵权获取方式及侵权事实等证据，即要求发函人自证其为合法真实的知识产权权利人或合法代理人，自证其真实合法的掌握了企业侵犯其在法定有效期内的知识产权的证据
（2）若经过核实，知识产权权利人合法真实且该知识产权仍处于法定有效期，同时侵权事实也是真实存在的，则企业需要立即删除或替换侵权行为
删除或替换的法律意义在于，一是若知识产权权利人未合法的固定证据（如仅截图而未公证或未通过法院认可的时间戳等软件固定证据），删除或替换后，则会给知识产权权利人造成取证困扰，一旦其证据不被法院认可，则企业可不承担侵权责任；二是企业主动删除或替换侵权行为，属于法律上的主动停止侵权行为，在案件处理过程中可博取态度分，一定程度上有利于减轻所承担的责任
（3）该类案件知识产权权利人之所以选择事先发送律师函或侵权函的方式处理，说明知识产权权利人更期望采取效率更高的和解方式结案，故在和解过程中谈判是必经程序
在谈判过程中，企业应尤其注意以下几方面： 一是无论电话沟通或是邮件/书面回复，均不可自己承认侵权事实存在，尤其对于办公软件侵权案件，知识产权权利人未必掌握了全部侵权事实（如侵权数量等），故需谨言慎行，否则一旦给对方留下自认证据（如被对方录音或获得企业提供的书面自认事实等），会造成企业被动局面； 二是不可轻易接受知识产权权利人到企业办公场所谈判，不可让知识产权权利人接触任何办公电脑及资料，不可让知识产权权利人在办公现场拍照或录音等； 三是侵权证据已被固定且确定已构成侵权的，涉及到赔偿金额或购买正版授权费用时，要注意谈判策略，穷尽一切方法尽量以更低的合理价格解决；这里需要重点说明的是，一般权利人在要求赔偿金额时均会给出一个较高的金额，但实际上法院判决的最终金额大部分都会比权利人诉请金额低很多，如涉及到图片侵权时，权利人可能会要求一张图片赔偿1-2000元人民币，但实际上法院最终可能只会判赔300-800元，故企业需要掌握到该类权利人同类判决情况，做到知己知彼；同时，若企业此后因业务需要，还会多次用到该权利人的相关知识产权时，可采取直接以获得后续正版使用权的方式，与权利人签订一个较长期或永久的使用协议，以长久合作为由（实际上这种方式是权利人最想达到的效果），在签署正版使用协议时，约定仅支付该协议约定的优惠正版使用费，并且免除协议签署前的一切侵权赔偿事宜
其中，若企业有行业协会或类似商会这样的联动组织的，可以协会或组织或联合多家同类企业与权利人签署一揽子框架许可/采购合作协议，协会或商会内成员或多家同类企业分摊知识产权使用/采购许可费，如此一来可减轻单个企业获取授权的成本
（4）若企业与权利人沟通不畅直接进入诉讼程序，则企业最好聘请专业的知识产权律师介入，由专业律师更深入的从原告的适格性、证据的合法性/真实性/关联性、所涉知识产权是否存在权利瑕疵、企业是否属于法定合理使用、原告主张的赔偿金额是否适当等法律层面进行细致分析后进行抗辩，以期追求最好的处理结果
【合规小结】“凡事预则立，不预则废
”对于企业来说，特别是对于创业企业或个人自媒体/工作室而言，应有积极的法律意识，既要重视事后救济，也要形成良好的知识产权合规体系，重视事前保护
本文探讨的字体、图片及办公软件合规仅仅是企业知识产权合规体系中最简单的一部分，是最容易“破财消灾”即可解决的部分，但除此之外，更加繁琐及致命的大型商标/专利等企业知产合规劫，稍不注意即可演变为企业的生死劫
故，建议企业、特别是初创型企业应未雨绸缪，与专业合规法律人士一起构建企业的知识产权防火墙，确保企业可健康平稳发展