OA系统对于一个新手来说，很多人都弄不清楚都应该具备哪些基础的功能模块，哪些模块是在企业的办公过程中使用的频率最高
据软件协会的公布2016年OA系统软件使用报告统计，OA系统企业在使用的过程中使用最多的模块有3个部分，流程管理、公文管理、信息发布3个功能模块，这其中人力资源、财务、业务部门的OA信息化内容流转程度最高
OA系统16项基础功能模块详解OA系统经过20年的发展，功能需求变化已经日新月异，但是企业办公的基础需求基本一致，OA系统基础功能有16模块，这16个模块基本可以满足政府、企事业单位的办公需求
1、通知公告企业使用较多的就是通知和公告，这个基本上是企业全员使用的一个功能模块，OA系统的通知公告包括起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索7个小功能应用，企业CIO在选型的时候，不妨自己现在可以试用的OA系统站点进行公告的建立和推送
目前国内提供免费试用的OA系统有泛微OA、致远OA、华天动力OA、蓝凌OA、金和OA、通达OA，除华天动力OA以外，其他OA系统的免费试用都需要用户先进行注册，OA系统厂商通过这种方式得到用户信息，与用户联系后发放免费试用测试账号
华天动力OA官网则免注册可以试用
2、文件公布OA系统的文件公布功能是企业使用频率较高的一项模块，同时也是全员使用的频次较高的功能，文件公布包括文件的起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索7个功能小模块，这个功能与通知公告功能相近，但是文件公布通常会附传文档附件，目前市面上主流的OA系统基本都支持WORD格式的在线阅览
3、文件交换OA办公系统革新了企业传统办公的纸质文件的交换形式，以电子文档的方式实现了部门与部门，部门与个人，个人与个人三者之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库
满足了企业文件交互的办公需求，同时也是无纸化办公的重要进步
4、信息发布OA系统都会支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义，支持在线编辑和图文混排，支持Word和Excel的直接粘贴拷贝
OA系统支持全平台办公企业在使用信息发布功能时，自定义功能是OA系统发展随着企业发展变化的重大变革，既符合企业发展所需，同时也是OA系统进化的重要步骤
5、资料中心OA办公系统的资料中心，是企业资料分类存储的重要功能模块，从管理员的角度，资料中心是管理后台的重要功能模块，资料分类的创建，资料的添加、修改、删除、共享、检索，相关系统的资料入库管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索
6、流程管理 OA系统真正能够形成体系，帮助企业形成竞争力，主要是“工作流”的应用，在2002年左右泛微提出了协同管理的概念，后来华天动力提出“OA工作流引擎”这两者本质的核心就是工作流程的管理
OA办公系统的流程管理的作用主要用于日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等
常见的流程包括发文、发文、业务审批，内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等
主要功能包括：待办流程、在办流程、已办流程、出差委托、流程跟踪与监控
工作流说起来“复杂”，实际应用更为复杂，笔者测试过泛微OA、致远OA、蓝凌OA、通达OA、金和OA、华天动力OA，每家公司的工作流设置都非常有特色，从技术手段上看，华天动力OA的工作流程可视化操作界面最为易用，无需编程就可以设置工作流程，对于使用者来说亲和度最高（写到这感觉自己被暴击10000次，一定会有人认为我是华天枪手
实际情况如我所说，大家自己可以去测试，另外：请华天负责广告的人主动联系我，请付广告费给我）
7、办公用品管理办公用品管理部分，一般是行政部门或者采购部门使用较为频繁的一个功能，行政部门负责计划，采购部门负责按照计划进行办理，而财务部门负责监督，所以办公用品管理的模块功能又包含办公用品入库、出库，办公用品申购、申领、审批，办公用品的修改、删除、查看详细
这个模块的使用以上3个部门的频次最高，至于个人的办公用品申请功能实际可能是每个月一两次而已
这是传统的纸质办公用品申领搬移到OA系统，申领查询更为便捷
8、客户关系管理这个功能模块，多是业务部门在使用，早期OA系统出现时，王志东的点击科技的OA系统就包含了客户关系管理部分，所以客户关系管理成为OA系统的一个传统模块保留了下来
客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料企业自行定制的客户信用分析报告
建立合格的客户档案是企业信息管理的起点，是企业日常基础性工作
客户关系管理系统包括建立、阅览、提醒、检索等功能，现在钉钉的销帮帮CRM的功能基本上就是客户关系管理系统
9、人力资源管理 OA系统的人力资源管理是专业HR版本的简化版本，一般只满足企业人力资源部门的基本人力资源管理所需，如果是专业级别的人力资源公司使用，那就要购买专业的HR软件
人力资源管理包括人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总、人事档案管理
很多公司在选型OA系统，CIO主管都会咨询人力资源部门的需求，而人力资源部门在提供需求的时候，大多都是参考专业HR软件的功能进行功能定义，这个是不现实的，目前国内的OA系统软件都达不到专业级HR软件的作用，一般只能满足人力资源基本功能所需
提醒CIO在选型OA系统时，千万不要掉进“人力资源管理”陷阱
OA系统基础功能：人力资源管理10、个人办公OA系统的个人办公部分，实际上是个人自我计划管理部分，是满足自我学习和自我监督的重要功能模块，个人办公包括计划任务管理（任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒）；个人日程安排与提醒，通讯录管理、短消息发送、接收、回复与提醒等
个人办公功能目前在移动办公端使用频率较高，企业员工可以通过个人办公进行自我时间管理，对个人计划进行阅览、修正
是企业员工使用较多的功能
11、电子邮件功能模块企业邮箱功能，是企业内部与内部、内部与外部之间联系的一个桥梁，通过公司自己的OA系统电子邮件功能，可以统一对员工的业务邮件进行统一管理，既统一提升企业形象，又有助于业务信息的管理，防止重要客户信息丢失，电子邮件功能模块包括新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件
企业电子邮件功能可以统一网址后缀，让员工有归属感，同时也可以提升企业在客户眼中的价值地位
12、网上论坛网上论坛部分，实际上公司内部知识分享，内部社交的重要板块，人力资源部门会比较重视网上论坛功能需求，企业可以可以自行设置分论坛和议题，为员工提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，企业管理部门也可以进行咨询、解答和收集意见
网上论坛部分一般也是OA系统生成个人门户的重要内容板块之一
13、事务管理OA系统基础功能还包含事务管理模块，这个模块包括留言回复、车辆管理、会议室管理
留言版在系统里面提供了一个实名和匿名方式的留言管理功能
出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理
会议室的使用申请、查询、管理等
14、考试管理考试管理是企业知识管理和知识学习的重要板块内容，早期的OA系统在定义的时候，都会强调知识管理的功能，实际上就是考试管理部分，考试管理一般包含自定义的考试系统，包括考试题目管理、试卷管理、阅卷管理、试卷的评分
OA系统实际上是国内政府办公的一个产物，考试管理在政务版尤为重要，政务工作人员可以通过这个模块进行政务常识、廉政知识、法律知识等知识的学习
15、系统管理系统管理功能使用最多就是OA系统的管理员，包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理
其中权限配置管理功能是按照企业员工职能、职务进行权限分配的重要功能
16、OA办公精灵这是一个类似QQ的客户端软件，和OA办公系统集成于一体，实现信息的提醒、在线用户的显示、简易实时聊天功能，短消息显示及回复等功能
每个OA厂商叫法不同，泛微、致远、华天动力、蓝凌、金和、通达等都具有这个功能模块，这个功能应用于PC电脑端，用户不需要启动OA界面就可以使用
OA系统还包含很多其他的功能，但是这16个功能模块基本都可以满足企业日常办公所需，诸如个人门户、微信整合、钉钉整合、APP功能等都是根据企业所需进行增加或者删减
万变不离其中，有了这16个功能模块作为基础，企业就可以根据企业业务的情况进行针对性的设计开发