在国际贸易的发展进程中，由于买卖双方位于不同国家、地区，商品买卖往往通过交换单据凭证来实现，因此现代贸易又被称为“单据买卖”。
单证管理一直是困扰外贸企业的问题，由于单证制作工作量大且效率低，单与单之间传递的准确性、及时性、版本可溯源性难保证，不仅占用较多人力资源，还容易数据错漏，所以外贸企业使用外贸单证管理系统，能最大限度的整合企业信息数据，真正把分散于个人资源数据，整合成为公司整体的资源数据。
汇信外贸软件ERP系统根据企业行业特点及管理需要，配置相应系统模块，自定义各类单证的格式、内容和样式，无需繁琐的手工操作，系统便能自动生成符合要求的单证，从而确保资金流向的正确性和安全性。
外贸人手工制单存在的问题01 单据格式繁琐，制单困难格式大致有《中华人民共和国海关出口货物报关单》、《报关单据》、《清关单据》、《出口货物委托书》等多种单据。
如果公司涉及拼箱、拆箱、零头箱等情况，箱单的处理更为复杂繁琐。
02 单证归档不及时外贸业务常常存在分批出运、合并出运等业务模式，繁琐的操作在于一份合同的数据只能产生一类相应的单据，使单证的归档变得困难。
03 单证查询困难外贸单据与业务订单、客户信息之间难以相互关联，部分外贸企业对备案单证的及时归档意识不强，想要通过发票号快速找到对应的外销合同，变得尤为困难。
04 多人协作效率低单据文件无法便捷共享，同事协作互发文件效率低下且容易遗漏。
企业如何告别耗时费力的传统制单模式，提升工作效率？『汇信外贸软件单证管理系统』支持商检、报关、客户结算等单证制作，一键生成，无需二次录入。
汇信外贸软件单证管理系统01 所有的单证样式均可以按照客户的要求去定制模板。
02 支持生成四套单据：报关单据、结汇单据、商检单据、给客人清关单据。
03 通过软件自动生成的单据格式，可以直接生成Word、Excel、Pdf、jpg等文件。
04 单据格式上可以直接挂接公司的电子签章和法人签名。
05 在流程业务上，原先繁琐的操作在于根据一份合同的数据来产生相应的各类单据。
汇信单证管理系统可一次性生成四套单据格式，大大减低了工人操作的工作强度。
06 汇信单证管理系统最大限度的整合企业信息数据，真正把分散于个人资源数据，整合成为公司整体的资源数据。
07 根据企业行业特点及管理需要，动态配置相应系统模块，加强业务风险的管理，实现精细化作业模式。
08 从收付两条线源头的数据管控开始，配合各岗位节点的监控，与实时数据查询分析系统配合，从而确保资金流向的正确性和安全性。