1、引言大家使用Excel、WPS等表格软件时，经常需要多人参与，有时需要多人共享，有时需要同时编辑。
那么，各产品的共享机制是什么，优缺点是什么，如何选用？本人长期从事信息化实施，接触的单位较多，接触的表格也就较多，包括：Excel、WPS表格、Office 365 Excel、WPS 365表格、腾讯表格、石墨表格、华创网表等，都曾用过共享协作功能，因此有些体会和认识。
近日专门整理出来，供大家参考，大家使用中遇到问题也可留言或私信，我尽量抽空答复。
2、何谓共享与协作所谓共享，就是把电子表格放在一个公共地方，供大家共享查看，一旦数据产生变更，大家也能及时看到新数据，共享能使信息传达更方便、更及时。
所谓协作，就是由多人维护表格数据，大家分工协作，共同完成信息的录入、编辑等，协作能使大家各司其职、形成合力。
3、本文所用示例需要共享协作的场合很多，本文以售后报修为例进行说明，如下表所示：图1：本文所用示例说明：该表需要多人协作，包括：客服1人、主管1人、维修技师2人，他们各自负责一个板块，协同完成售后信息的填报。
4、桌面版Excel共享与协作所谓桌面版Excel，是指本地安装运行的Excel，是相对于在线Excel而言的。
4.1 如何共享Excel文件如果需要多人共享，可以在局域网内选择一台电脑，创建一个共享文件夹，再设置共享人员及读写权限，再把Excel文件放进来，大家即可共享其中的文件。
4.2 如何同时编辑利用共享文件夹，虽然大家都能打开Excel文件，但同一时刻只能一个人编辑。
假如某人已经打开并编辑，该文件就被他锁住了，其他人就只能以只读的方式打开。
如果需要多人同时编辑，可以利用Excel的共享工作簿来实现，步骤：打开Excel文件→审阅→共享工作簿→允许多用户同时编辑→确定，如下图中的①②③④所示：图2：桌面Excel如何同时编辑说明：此设置使得文件打开时不会被锁定，允许多人同时打开编辑，而且有自动刷新机制，能把其他人的编辑结果刷新到你的编辑页面上，形成协作效果，默认刷新间隔为15分钟。
自动刷新是通过保存文件来实现的，只不过由Excel定期自动保存，形成定期刷新的效果。
4.3 如何限定编辑区域利用共享工作薄，虽然可以多人同时编辑，但未按各人职责限定编辑区域，存在越权修改的可能。
如果大家只能编辑自己负责的区域，不能编辑其他人的区域，那就更好了。
利用Excel的编辑区域设置可实现此效果，步骤是：先锁定所有单元格，使得所有用户对所有单元格都不能编辑，再按下图中的①②③④设置可编辑区域，再启用数据表保护即可。
图3：桌面Excel如何限定编辑区域说明：这里设置了三个可编辑区域，技师填写区（列I-L），客服填写区（列A-F、M-N），主管填写区（列G-H）。
需要注意的是，各区域的具体人员选自于Windows用户账号，因此贵单位的局域网需要部署Windows域环境。
4.4优缺点分析此方案的优点是简便易行且不产生费用，缺点有4个，一是仅限局域网共享，难以异地共享、手机共享；二是不稳定，超过5个用户同时编辑容易出错、奔溃；三是编辑区域设置需要Windows域环境，这个门槛其实挺高的；四是无法限制删除权，任何共享者都可撤销共享，甚至可以删除文件，一个不慎操作就会让所有人的劳动成果瞬间消失。
结论：可局域网共享，但仅限少数人协作，且不稳定。
5、桌面版WPS表格共享与协作所谓桌面版WPS，是指本地安装运行的WPS，是相对于在线WPS而言的。
在共享与协作方面，桌面版WPS表格的用法与桌面版Excel基本相同，但添加了两个缺点，一是，对于共享文件，如果有人已经打开，其他人只能以只读方式打开时，Excel会进行提示，而WPS不会提示，直到你编辑完成、点击保存时才提示不能保存，纯属马后炮。
二是，对于同时编辑，Excel具有自动刷新机制，能相互刷新数据，而WPS不会刷新，整个编辑过程看不到别人的编辑结果，互相之间不通气，只有在手动保存时才刷新。
结论：可局域网共享，但缺乏数据刷新机制，无协作功能。
6、Office 365 Excel共享与协作2011年，微软推出在线版的Office即Office 365，它将文件存放在微软的云端（Onedrive），用户可在浏览器中打开，也可用桌面程序打开，它将共享范围由局域网扩大到互联网，使得用户可随时随地访问，且支持手机。
6.1 如何共享在Office 365 Excel中，设置共享的步骤是：打开Excel文件→开始→共享→选择人员→选择权限，如下图中的①②③④所示：图4：Office 365 Excel如何共享说明：此设置会把表格共享给客服、吴兴、郭工，权限是可编辑，他们会得到一个指向云端文件的链接，点击链接即可同时编辑，能显示各人正在编辑的位置，能相互刷新编辑结果，形成协作效果。
需要注意的是，如果您的Excel文件还在本地电脑，Office 365会要求你先上传至Ondrive云端，通过Ondrive来实现共享；另外，这里的人员选自于Office 365管理后台设立的用户账号，而不是本地局域网的Windows用户账号。
6.2 如何限定编辑区域利用Office 365 Excel的共享功能，虽然可以多人同时编辑，但未按各人职责限定编辑区域，利用管理保护可实现此效果。
但由于在线版在功能上有所阉割，不支持桌面版Excel的单元格锁定功能，因此您需要先用桌面程序打开Excel文件，锁定所有单元格，再上传到Onedrive，再按以下步骤设置：审阅→管理保护→开启保护工作表→设置编辑区域，如下图中的①②③④所示：图5：Office 365 Excel如何限定编辑区域说明：与桌面Excel一样，这里也设置了三个编辑区域，技师填写区（列I-L），客服填写区（列A-F、M-N），主管填写区（列G-H）。
不一样的是，Office 365 Excel无法像桌面程序那样为编辑区域分配具体人员，只能为编辑区域设置密码，通过密码来控制谁能编辑。
6.3优缺点分析Office 365 Excel的共享协作有两个优点：一是将共享范围由局域网扩大到互联网，能实现跨地域、跨设备的共享，二是多人同时编辑的数据刷新速度更快，能达秒级。
缺点也有两个，一是无法本地部署，数据存储在微软那里，很多公司有安全顾虑。
二是无法为编辑区域分配人员，只能凭密码来控制，谁知道密码谁就能编辑，权限控制不严谨。
结论：支持多人共享协作，支持跨设备使用，数据刷新速度快，但无法本地部署，权限控制不足。
7、WPS 365表格共享与协作在线版WPS以前叫WPS+，现在紧跟微软步伐也叫365，即WPS 365。
它将文件存放在金山云端，支持多人共享协作，支持跨设备使用。
7.1 如何共享在WPS 365表格中，设置共享的步骤是：打开表格文件→分享→勾选“和他人一起编辑”→管理协作者→选择协作人员→选择权限，如下图中的①②③④⑤所示：图6：WPS 365表格如何共享说明：分享WPS 365表格的步骤与效果类似于Office 365，这里不再赘述。
7.2 如何限定编辑区域如果想按各人职责限定编辑区域，可以利用区域权限来实现，步骤：协作→区域权限→开启保护员→添加允许编辑区域，如下图中的①②③④所示：图7：WPS 365表格如何限定编辑区域说明：这里设置了三个可编辑区域：列A-F、M-N为客服填写区，列G-H为主管填写区，列I-L为技师填写区。
优于Office 365的是，可为编辑区域分配人员，可屏蔽其他人查看本区域，将其他人的权限设置为禁止查看即可。
7.3优缺点分析WPS 365表格较好地实现了多人共享与协作，还可屏蔽数据列（Column），缺点是无法屏蔽数据行（Row）。
比如，本文实例中，维修技师打开表格后，能看到所有行，如果希望他只能看到派工给他的记录，看不到派工给别人的记录，实现相互隔离，这个就做不到了。
结论：WPS 365表格较好地实现了多人共享与协作，还可屏蔽数据列，缺点是无法屏蔽数据行。
8、腾讯表格共享与协作腾讯文档诞生于2018年，是一款在线文档软件，与微软、金山相比，功能更简洁，与微信结合更流畅。
很多人没注意到的是，腾讯文档也有桌面版，只不过桌面版完全不适合共享协作，既无冲突避免机制，也无数据刷新机制，因此这里仅讨论在线版。
8.1 如何共享在腾讯表格中，设置共享的步骤是：分享→邀请好友一起协作→设置操作权限，如下图中的①②③所示：图8：腾讯表格如何共享说明：此设置会把表格共享给吴兴、客服，权限是可编辑，他们的手机微信会收到一个指向小程序的链接，点击链接即可打开表格同时编辑，效果类似于WPS 365，这里不再赘述。
另外，这里的人员选自于微信好友、QQ好友等。
8.2 如何限定编辑区域如果想按各人职责限定编辑区域，可以利用保护来实现，步骤：选择需要保护的区域（例如第A至F列）→保护→保护所选范围（在此指定人员与权限）→得到一个保护区，如下图中的①②③④所示：图9：腾讯表格如何限定编辑区域说明：这里设置了4个可编辑区域，还可利用编辑区域屏蔽数据列，将其他协作人的权限设置为不可查看即可。
8.3优缺点分析腾讯表格的优缺点与WPS 365类似，较好地实现了多人共享与协作，还可屏蔽数据列（Column），缺点是无法屏蔽数据行（Row）。
另外，腾讯文档是面向个人用户的，它没有企业管理后台，没有员工账号管理机制；数据也不能太多，否则会跑不动，测试表明，实例表格灌入10万条数据，腾讯表格的加载时间达60秒，而其它产品一般几秒即可。
9、华创网表共享与协作华创网表是一款诞生于2003年的在线表格，虽然是小众软件，但有两个独到之处，一是可本地部署，二是有更详细的权限控制，因此加入对比行列。
9.1 如何共享在华创网表中，设置共享的步骤是：系统管理→数据表管理→报修信息表→角色权限→定义角色→为角色指定用户，如下图中的①②③④⑤⑥所示：图10：华创网表如何共享说明：上图设置了三个角色，每个角色指定了若干用户，这些用户就可访问此表了。
这里的用户选自于系统管理→用户管理中的用户账号。
9.2 如何限定操作权限相比其它表格，网表的权限设置更详细，每个角色对数据的增、删、改、看操作，以及可操作的数据范围均可设置，这里以技师的权限为例来说明，如下图所示：图11：华创网表如何限定操作权限说明：上图的①用于限定删除权；②限定录入权（即新增数据）；③限定可查看的字段（列）；④限定导出权限；⑤限定可查看的记录范围（行），以便相互隔离；⑥限定可修改的字段（列）。
9.3权限控制的独到之处对表内数据的细分与权限控制，网表有独到之处，在行、列两个方向都能进行限制，能实现真正的相互隔离。
一般表格，包括微软、金山、腾讯、石墨等，都是通过行列位置来划分范围并授权，类似于在黑板上划分板块，这种机制存在局限性，比如，本文实例中，如果希望维修技师之间相互隔离，大家只能看到派工给自己的报修，就无法实现了。
因为每条报修是由客服先录入，再由主管派工，因此，到底哪些行属于他、哪些行不属于他，这个是无法事先确定的，按位置划分也就无法进行了。
而网表的划分方式，在列（Column）的维度上与一般表格相同，选择字段即可划分；而在行（Row）的维度上，是按照数据的值来划分，相当于按业务逻辑来划分，这种机制就要灵活得多。
比如，希望维修技师之间相互隔离，只需限定他们可查看的记录范围即可，如下图所示：图12：华创网表如何限定行（Row）范围说明：这里限定技师可查看的记录范围：技师栏填写的是登录者本人。
其含义是，技师郭工登录进来，只能查看技师栏是郭工的记录；技师吴兴登录进来，只能查看技师栏是吴兴的记录，也就是说，大家只能查看派工给自己的记录（Row），从而做到了相互隔离。
网表还能实现按组织层级授权，即：一般员工只能访问自己的数据，部门主管能访问本部门员工的数据，而公司主管能访问全部数据，限于篇幅不再赘述。
9.4优缺点分析与其它在线表格相比，网表的优点有三个：一是权限控制更细，能实现真正的相互隔离；二是可以本地部署，所有程序与数据都在本地，完全自己掌控；三是后端采用数据库，每个前端表格对应一个后端数据库的表，容量几乎是无限的，前端分页处理，不会因数据量大而卡顿，支持高并发访问，因此能把它当作MIS系统来使用；缺点是无个人免费版，虽然可以试用，但长期使用需要收费。
结论：权限控制更细，支持大容量、高并发，能当作MIS系统来使用，但需要收费。
10、各产品之比较产品部署方式费用情况优缺点总结桌面版Excel本地收费可局域网共享，但仅限少数人协作，且不稳定。
桌面版WPS表格本地个人版免费，其它收费可局域网共享，但无协作功能。
Office 365 Excel厂家云端收费可共享协作，但不能本地部署，用户权限控制较弱。
WPS 365表格厂家云端体验版免费，其它收费可共享协作，但不能本地部署，用户权限控制仍弱。
腾讯表格厂家云端基础版免费，会员版收费可共享协作，但数据容量小，只适合个人使用。
华创网表本地、私有云端、厂家云端均可收费可共享协作，能当作MIS系统来使用，但无免费版。