归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程
编目是归档文件整理的必备环节之一，什么是编目呢？编目是档案工作的专业术语，《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）是这么定义“编目”的，编目是按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程
什么是“著录”和“条目”呢？著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程
条目是反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合
现在的“著录”和“条目”一般是通过计算机软件来操作和应用的，简言之，著录就是按照设定好的项目录入文字信息，条目就是按照规则排列著录项而形成报表，或生成电子报表，或打印出来
· 归档文件编目的基本要求1.归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录；2.编目应准确、详细，便于检索；3.归档文件应逐件编目；4.编目字段应符合著录规则要求；5.归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册，目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置
· 归档文件编目需要哪些字段档案著录的过程中，常见的著录项有全宗号、档案门类代码、归档年度、保管期限、件号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、密级、页数等，除此之外还要采集各种元数据
编目，不是将所有的著录项都打印出来，而是有选择地形成数据报表，是有规则，有标准的
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）规定，归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目
①序号：填写归档文件顺序号
②档号：档号的结构宜为，全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开
如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”
③文号：文件的发文字号
没有文号的，不用标识
④责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者
⑤题名：文件标题
没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”
⑥日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909
⑦密级：文件密级按文件实际标注情况填写
没有密级的，不用标识
⑧页数：每一件归档文件的页面总数
文件中有图文的页面为一页
⑨备注：注释文件需说明的情况
· 归档文件编目的编目样式1.归档文件目录的样式归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制
目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置
2.归档文件封面的样式归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册
装订成册的归档文件目录，应编制封面
封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称
归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册
3.盒内目录除装订成册的归档文件目录外，每一盒的归档文件都需要制作一份盒内目录，放置于本盒归档文件的最上方
盒内目录样式和归档文件目录样式相同，区别是一个用于本盒档案的检索管理使用，一个用于汇总检索管理使用
归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程
编目是归档文件整理的必备环节之一，什么是编目呢？编目是档案工作的专业术语，《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）是这么定义“编目”的，编目是按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程
来源：兰台驿站 编辑：小游（转载仅供分享，侵删）投稿邮箱：1423796914@qq.com加小编微信入群交流